Regnskapskurs: Gjør DETTE når du har mistet kvitteringen!

Når uhellet først er ute...

Har du noen gang gått ut, brukt firmakortet – og så plutselig oppdaget at kvitteringen er borte? Du står der, pengene har gått ut av kontoen, og du kjenner panikken: Hva gjør jeg nå?

Du er langt fra alene. Mange gründere og småbedriftseiere opplever dette minst én gang. Heldigvis er det ingen krise – det finnes en enkel og riktig måte å løse det på.

I dette blogginnlegget forklarer vi hva du skal gjøre når du mister en kvittering, hvordan du fører det i Fiken, og hvorfor det faktisk kan bli dyrt å ikke holde styr på kvitteringene.

Hvorfor kvitteringen er så viktig

Kvitteringen er beviset på kjøpet. Når du driver et aksjeselskap (AS), finnes det et klart skille mellom dine private penger og selskapets penger.
Hvis penger går ut av bedriftskontoen, må du kunne forklare hvorfor. Uten kvittering har du ingen dokumentasjon som viser hva pengene gikk til.

Selv små beløp må kunne dokumenteres, fordi alle transaksjoner i et AS skal kunne spores. Det handler om orden, kontroll og troverdighet i regnskapet.

For enkeltpersonforetak (ENK) er reglene litt enklere, fordi du og foretaket regnes som samme juridiske enhet. Men selv da er det lurt å holde gode rutiner – det gjør alt enklere når du skal levere skattemelding.

Eksempel: Du har kjøpt et kamera – men mistet kvitteringen

La oss si du går på Elkjøp og kjøper et kamera til bedriften for 599 kroner. Du skal bruke det til å filme innhold til YouTube-kanalen din.
Du betaler med firmakortet, legger kvitteringen i lomma – og poff! Den er borte neste dag.

Hva nå?

Du vet at pengene har gått ut. Du vet hva du har kjøpt. Men uten kvittering kan du ikke bevise kostnaden.
Det betyr at du ikke kan føre kjøpet som fradragsberettiget på vanlig måte.

Løsningen: Konto 7799 i Fiken

Her kommer redningen: kontoen 7799 – “Annen kostnad uten fradragsrett”.

Dette er en “nødkonto” du kan bruke i Fiken (eller et annet regnskapsprogram) når du mangler kvittering.
Slik gjør du det:

1. Gå til Annet → Fripostering i Fiken.
   
2. Opprett en ny postering med datoen kjøpet ble gjort.
   
3. Skriv en forklaring, for eksempel:
   “Kjøpt kamera til bedriften – kvittering mistet.”
   
4. Velg bankkontoen som pengene gikk fra på høyre side.
   
5. Bruk konto 7799 “Annen kostnad uten fradragsrett” som motkonto.
   

Da har du registrert pengene som gått ut, og banken stemmer fortsatt. Men – du får verken momsfradrag eller skattemessig fradrag for beløpet.

Hva betyr “uten fradragsrett”?

Når du mister kvitteringen, mister du også retten til å trekke fra kostnaden i regnskapet.
La oss ta et eksempel:

• Du tjener 1 000 kr i inntekter
  
• Du kjøper noe for 500 kr, men mister kvitteringen
  

Hvis du hadde hatt kvitteringen, kunne du trukket fra 500 kr som kostnad, og bare skattet av 500 kr i overskudd.

Men uten kvitteringen må du skatte av hele 1 000 kr, fordi du ikke får godkjent kostnaden.
Det er det som menes med “uten fradragsrett”.

Hvor dyrt kan det faktisk bli?

La oss si at du mister kvitteringen på et større kjøp – for eksempel et kamera til 5 000 kroner.
Av dette er 1 000 kroner moms. Mister du kvitteringen, mister du også retten til å trekke fra momsen.

Men ikke nok med det:
Du mister også skattemessig fradrag for de resterende 4 000 kronene.

Med en skattesats på 22 % betyr det at du betaler 880 kroner mer i skatt.
Totalt taper du altså 1 880 kroner – bare fordi kvitteringen forsvant.

Det er dyrt å være slurvete med kvitteringer!

Unngå å miste kvitteringene i fremtiden

Heldigvis finnes det smarte løsninger. Fiken har en egen app der du enkelt kan ta bilde av kvitteringen med én gang du kjøper noe. Da lagres alt automatisk i systemet, og du slipper å bekymre deg for at papirlappen forsvinner.

Her er noen tips for bedre rutiner:

• Ta bilde med én gang – aldri legg kvitteringen i lomma.
  
• Bruk et digitalt system som Fiken til å lagre kvitteringer.
  
• Hold privat og bedrift adskilt – bruk alltid firmakortet.
  
• Før kjøpet samme dag – jo ferskere, jo bedre kontroll.
  

Disse enkle vanene kan spare deg for både penger, tid og stress.

Hva hvis du allerede har mistet flere kvitteringer?

Ikke få panikk. Du kan fortsatt føre alle kjøp uten kvittering på konto 7799, så regnskapet balanserer.
Men det lønner seg å skrive en liten forklaring for hvert kjøp – da viser du at du har forsøkt å dokumentere så godt som mulig.

Eksempel på tekst i bilaget:

“Kjøpt PC-mus på Elkjøp, betalt med firmakort – kvittering mistet.”

Det viser at du opptrer ryddig, og gjør det enklere for regnskapsfører eller revisor å forstå hva som har skjedd.

Oppsummering

Mister du en kvittering, er det ikke verdens undergang – men det koster deg.
Ved å føre kjøpet på konto 7799 – Annen kostnad uten fradragsrett, får du regnskapet til å stemme, men du mister retten til moms- og skattemessige fradrag.

Hovedregelen er enkel:
- Ingen kvittering = Ingen fradrag.

Derfor lønner det seg alltid å ta bilde av kvitteringen med én gang og bruke gode systemer som Fiken.

👉 Vil du se den praktiske gjennomgangen live? Se hele videoen her: 👇

Vær så god, bare hyggelig!

Vetle