Regnskap i Fiken: Kreditnotaer (How to fra regnskapsfører)

Kreditnota-marerittet ingen snakker om

Har du noen gang fått en kreditnota og kjent at panikken sakte sniker seg inn? Du er ikke alene.
Da jeg startet som regnskapsfører for mange år siden, var det ikke skattemeldingene som holdt meg våken om natta. Det var kreditnotaer. Små papirer med store konsekvenser. For hva gjør du egentlig når du får en faktura på 670 kroner og en kreditnota på 240? Skal du trekke fra, legge til, brenne alt og starte på nytt?

Slapp av – jeg skal hjelpe deg. I dag skal vi rydde opp i forvirringen én gang for alle, og vise hvordan du håndterer kreditnotaer i Fiken – steg for steg.

Hva er en kreditnota egentlig?

La oss begynne helt grunnleggende.
En kreditnota er rett og slett en “minus-faktura” – en korreksjon av en tidligere faktura. Kanskje du fikk feil vare, eller en rabatt ble lagt til i etterkant. Uansett årsak, brukes kreditnotaen til å korrigere feil og justere regnskapet ditt slik at tallene stemmer.

Men her er tingen: det er lett å rote det til i Fiken, spesielt hvis du er ny. Derfor skal jeg vise deg hvordan du registrerer både fakturaen og kreditnotaen riktig, uten å rive av deg håret.

Trinn 1: Slik registrerer du den første fakturaen

La oss si du har fått en faktura fra “Amerikansk Båt AS” på 2 500 kroner (inkludert MVA).
Når du laster den opp i Fiken, skjer det ofte at Fiken leser den som et salg, men i realiteten har du kjøpt noe. Det må vi endre.

 Klikk på pila til høyre og velg “Nytt kjøp” i stedet for “Salg”.
Nå får du opp riktig vindu der du legger inn leverandør, fakturanummer, dato og beløp.
Sjekk at beløpet stemmer, og legg gjerne til en kort beskrivelse – for eksempel “demovare”.

Velg riktig konto – i dette tilfellet en varekjøpskonto (for eksempel konto 4300).
Trykk deretter “Registrer kjøp” – og boom! Fakturaen er inne i systemet.

Trinn 2: Når kreditnotaen kommer dalende inn

Så skjer det uunngåelige.
Du ser på varen og oppdager at du bare fikk én av to produkter. Du klager, og leverandøren sender en kreditnota på halvparten – altså 1 250 kroner.

Hva gjør du nå?

 Gå til innboksen i Fiken og åpne kreditnotaen.
Akkurat som i sted, trykk på pila til høyre og velg “Nytt kjøp”.
Legg inn leverandør, dato og nummer – men her kommer trikset:
  Skriv beløpet som et negativt tall.
For eksempel “-1000” (pluss MVA).

Når du gjør det, vil Fiken automatisk forstå at dette er en kreditnota, ikke et nytt kjøp.
Trykk “Registrer kjøp”, og du får kanskje en advarsel:

“Totalbeløp er negativt. Er du sikker på at dette er riktig?”
Ja – og det er faktisk et godt tegn. Det betyr du gjør alt riktig.

Trinn 3: Avstemming – få faktura og kreditnota til å møtes

Når du nå går tilbake til Kjøp-oversikten, ser du begge linjene:
– én faktura på 2 500 kroner
– én kreditnota på 1 250 kroner

Du har altså 1 250 kroner igjen å betale.
Så du betaler fakturaen delvis – registrer betalingen på 1 250 kroner, og alt vil se ryddig ut.

Men vent – noen ganger kan kreditnotaen oppheve fakturaen fullstendig, altså nulles ut.
Da må du markere begge som “Oppgjort uten betaling” i Fiken.
  Gå inn på begge bilagene → Velg “Sett som oppgjort uten betaling” → Lagre.
Nå er alt riktig bokført, og du slipper å se de irriterende uoppgjorte postene i oversikten.

Trinn 4: Unngå fremtidig kreditnota-kaos

Etter å ha håndtert hundrevis av slike saker, har jeg lært ett viktig triks:
Kommunikasjon er gull.
Snakk med leverandørene dine, og be dem alltid forklare hvorfor en kreditnota er sendt.
Da slipper du å sitte med hodekløe senere.

Og ja – ta deg tid til å gå gjennom Kjøp-oversikten i Fiken hver måned.
Jo tidligere du oppdager feil, jo enklere er det å fikse dem.

Liten bonus: Gratis regnskapskurs

Dersom du er ny i Fiken – eller bare føler deg litt rusten – har vi laget et gratis regnskapskurs som går gjennom alt fra kjøp, salg, MVA og kreditnotaer.
Kurset består av 4–5 korte leksjoner, og du får sertifisering etterpå.
Det er helt gratis, og du får det rett på e-post.
Lenke finner du under videoen på YouTube-kanalen vår.

Avslutning: Nå kan du puste ut

Der har du det!
Nå vet du hvordan du håndterer kreditnotaer uten å miste nattesøvnen – og uten å gjøre feil i Fiken.
Husk: faktura + kreditnota = balanse.
Og litt tålmodighet (og kaffe) hjelper alltid. ☕

👉 Vil du se den praktiske gjennomgangen live? Se hele videoen her: 👇

Vær så god, bare hyggelig!

Vetle