3 Feil DU Gjør i Fiken – Som Koster Deg Tid og Penger

Spar tid, penger og frustrasjon med disse enkle tipsene

Mange gründere velger å føre regnskapet sitt selv. Det er forståelig – ikke alle har råd til å betale 50 000 kroner i året for en regnskapsfører. Men når man gjør det på egen hånd, er det lett å trå feil. Faktisk ser jeg de samme feilene igjen og igjen – hos nesten alle.

Jeg heter Vetle Valsgård, statsautorisert regnskapsfører og sertifisert bedriftsrådgiver. Siden 2012 har jeg hjulpet hundrevis av gründere med å forstå økonomien sin. I denne artikkelen skal jeg vise deg de tre vanligste tabbene folk gjør i Fiken – og hvordan du unngår dem.

Feilene jeg snakker om gjelder ikke bare Fiken. Du kan gjøre dem i Conta, Tripletex, Visma, eller hvilket som helst annet regnskapsprogram. Dette handler ikke om programvaren – det handler om hvordan du bruker den.

Hvorfor mange fører regnskapet selv

De fleste som fører regnskapet sitt selv, gjør det ikke fordi de elsker tall og rapporter (selv jeg som regnskapsfører synes ikke det er supergøy!).
De gjør det fordi det koster mindre enn å ha en ekstern regnskapsfører. Det er helt forståelig – i startfasen av en bedrift er hver krone viktig, og det er bedre å bruke pengene på markedsføring, produktutvikling eller andre ting som skaper inntekt.

Men her er poenget: Når du først tar ansvaret for regnskapet selv, er det viktig at du gjør det riktig. Feil kan koste deg dyrt – både i tid, penger og stress senere.

Feil nr. 1: Du bruker ordrebekreftelser som dokumentasjon

Dette er den mest vanlige feilen jeg ser. Du kjøper noe på nett, for eksempel fra Power eller AliExpress. Du får raskt en e-post med ordrebekreftelsen – og tenker: “Flott, da har jeg dokumentasjon!”
Men det har du ikke.

En ordrebekreftelse er ikke gyldig dokumentasjon i regnskapet. Den viser bare at du har bestilt noe, ikke at du har kjøpt det.

Når Skatteetaten skal kontrollere regnskapet, må hvert kjøp være dokumentert med en av tre ting:

1. En faktura
   
2. En kvittering
   
3. En kontrakt
   

Ordrebekreftelser faller utenfor alle disse.
Så neste gang du får en ordrebekreftelse – ikke last den opp i Fiken. Vent heller til du mottar fakturaen eller kvitteringen, og bruk den i stedet.

Hvis du allerede har lagt inn ordrebekreftelser, er det ikke verdens undergang. Men du bør hente ut fakturaene og laste dem opp på nytt – ellers risikerer du at regnskapet ditt ikke blir godkjent ved kontroll.

Feil nr. 2: Du bruker kontoutskriften som bilag

Dette er kanskje enda mer vanlig enn feil nummer én. Mange tenker at så lenge de kan vise til at pengene er betalt, er alt i orden.
Men slik fungerer det ikke.

En kontoutskrift viser bare at du har betalt noe, ikke hva du har kjøpt eller hvorfor. Den inneholder ingen informasjon om momsen eller hva kjøpet faktisk gjelder.

En kontoutskrift er ikke gyldig dokumentasjon for vanlige kjøp. Den kan bare brukes i ett tilfelle:
Til å dokumentere bankgebyrer.

Hvis du har kjøpt noe fra Elkjøp, Power eller Meta (for eksempel Facebook-annonser), må du finne fakturaen. Det holder ikke å vise til at du har betalt 9 000 kroner i mai – du må vise hva kjøpet faktisk gjelder.

Og ja, det føles tungvint. Men det er en viktig del av å ha et lovlig og korrekt regnskap.

Feil nr. 3: Du kjører lønn – men betaler den ikke ut

Denne feilen er litt mer alvorlig. Mange gründere kjører lønn i Fiken til seg selv, setter av skatt og arbeidsgiveravgift – men utbetaler ikke lønnen til egen konto. Kanskje fordi det er lite penger på bedriftskontoen, eller fordi de ikke føler de trenger pengene akkurat da.

Det kan virke uskyldig, men konsekvensene kan være store.

Hvis du blir syk og søker om sykepenger fra NAV, vil de be om kontoutskrifter som dokumenterer at lønnen faktisk er utbetalt.
Har du ikke betalt ut lønnen, får du ikke sykepenger – selv om du har kjørt lønn, betalt skatt og arbeidsgiveravgift.

Det høres urettferdig ut, men det er slik systemet fungerer.
Du kan ha kjørt 800 000 kroner i lønn på deg selv, men hvis du bare har utbetalt 300 000 kroner, får du sykepenger beregnet på de 300 000.

Løsningen: Når du kjører lønn, sørg alltid for å betale den ut til din private konto samme dag. Da slipper du dyre og ubehagelige overraskelser hvis noe skulle skje.

Små feil blir store over tid

Enkelt sagt: Hvis du gjør en feil én måned, gjør du den sannsynligvis hver måned.
Regnskapet for januar ligner som regel på februar, mars, og resten av året. Så én feil kan fort bli 120 feil i løpet av året – og da blir det både dyrt og tidkrevende å rette opp.

Derfor er det så viktig å lære hva som er riktig nå, slik at du slipper å bruke timer (eller tusenlapper på regnskapsfører) på å rydde opp senere.

Bonus: En guide for bedre cashflow

Et siste tips – hvis du føler at du jobber hardt, men får lite igjen, er du ikke alene. Mange gründere opplever det samme.
Vetle har laget “Cashflow-guiden”, en gratis ressurs som viser hvordan lønnsomme bedrifter tenker og strukturerer økonomien sin for å tjene mer.

Dette er særlig nyttig for deg som tilbyr tjenester, men prinsippene gjelder også for deg som selger varer.

Oppsummering

De tre største feilene i Fiken – som du bør unngå:

1. Ordrebekreftelser som dokumentasjon – bruk faktura eller kvittering i stedet.
   
2. Kontoutskrifter som bilag – gjelder kun for bankgebyrer.
   
3. Lønn som ikke er utbetalt – gir ingen sykepenger fra NAV.
   

Unngå disse feilene, så sparer du både tid og penger – og slipper unødvendige hodepiner.

👉 Vil du se den praktiske gjennomgangen live? Se hele videoen her: 👇

 Vær så god, bare hyggelig!

Vetle